會議的重要性？

話說因為我去年過度把重點放於我們公司在中國的商機而不太顧東南亞的生意，所以今年我被老闆要求要著重在東南亞 ( "Again…!?!?!?　But SE Asia has no potential for us at all!!!" )　所以這個月我要飛去新加坡討論 “未來的東南亞策略”(“ASEAN Strategy for the 2011 and Beyond”) ，在那裡的時候再跟幾個關鍵客戶討論一下未來案件的發展。然後下個月再去印度討論哪裡的 “未開發而且被低估的潛力” (“India’s Untapped, Underdeveloped & Underestimated Potential” --- I can still remember what my boss told me a few weeks ago: “Eh, 八卦周, you know, India is almost like a beautiful piece of 10-karat raw diamond waiting to be unearthed, chipped, cut, polished, and shined --- it might not be as big of a gem like China, which is almost like a gargantuan monster 800-karat diamond --- but we shouldn’t let India slide by from under OUR nose during OUR watch, isn’t it? … blah blah blah…”　[請注意他非常喜歡用 “we,” “us,” “our,” 等字眼，有形無形的在對大家洗腦 --- 值的學習---])，然後四月再去上海跟一間法國科技公司討論未來在亞太區針對顧問業的商業科技發展問題。



在這之前，當然有其他的會議來鋪陳：Webex（對這比教陌生的讀者：這種會議可以讓散布世界各地參會者同時看到你在電腦上做什麼），Teleconference，LiveMeeting（比較單調的Webex），還有當然傳統的電話討論。等這一系列的會議結束後，再來開會討論這些會議本身的ROI (return on investment)值。在這同時也必須每兩個星期開一次所謂的 “MTC Meeting” (stands for “Monitoring, Tracking, and Control”)來確定大家都有做到該做的，並且提出新看法。然後每一季再來開 quarterly review來說說每一季的進展與下一季的計畫審核，然後每半年再來開 semi-annual review（基本上相同的事，不過以半年為單位），最後年底當然要再來開 annual review以及 vision plan for year XXXX（基本上也是相同的事，不過。。。您猜到了：以每年為單位）。


平均起來每個會議從十分鐘到五小時都有。最主要是看參會者裡面有多少長舌公／婆 (英文版: windpipe) 在裡面。有時候參會者越多並不代表會議時間會更長。聽起來蠻浪費時間的？聽起來這些會議的產能非常低？某種程度我同意。


所以經過這是十幾年來的各種場合的開會經驗，我從這些會議裡晤出了一些真理：

1. 如果一個會議超出４０分鐘的話，裡面的內容整體上不太重要。跟貨幣一樣，會議時間越長，每分鐘的單位價值越低。如果一個會議超出４０分鐘，不管參會者裡面的人頭銜有多大，內容都不怎麼樣，你大可放心的用iPhone 或Desire上臉書跟朋友留言報怨你現在的處境而不必擔心你錯失了什麼重點。
   
2. 如果會議的參加者超出三個的話，通常只有兩到三個人會發言，其他人都會閉嘴，裝做在聽，然後忘掉會議內容。
   
3. 如果在會議的開始沒有一個會議行程(agenda)的話，而且沒有人依照會議行程進行的話，內容會飄流不定，然後以沒結果收場，然後大家會忘掉會議內容。
   
4. 在任何一個會議裡，如果每個人沒有最少提出三個問題的話，他們沒有在聽。
   
5. 聰明的管理人會把一個非常非常非常重要的會議切成幾個３０分鐘長的小會議來傳達訊息，而且每個會議內容不會超出３～５個重點。這樣大家會比較記得每個會議的內容。
   
6. 好的管理人應該有很好的溝通技巧。如果你的老闆常常開那種長篇大論的２～３小時會議而不曉得如何在３０分鐘內傳達訊息的話，那你可能無法從他／她哪裡學到太多，更有可能會被他／她煩死。因為他／她可能只曉得拼命的用時間換成果，毫無作事方法。建議換新工作。

好了，我已經寫了六點，已經違反我３～５點的原則，下次再聊！如果有任何意見請不吝發言，謝啦！